Elektrische Registerkassen werden gläsern

Elektronische Kassenführung - neue Anforderungen des Finanzamtes

Viele Unternehmen, die auch Bargeschäfte abwickeln, haben die neuen Anforderungen der Finanzverwaltung umgesetzt und die Kassen auf ein modernes Gerät umgestellt. Seit 2002 schon ist es Pflicht, die Daten der Kassensysteme eleketronisch aufzubewahren. Die Aufbewahrung der ausgedruckten Unterlagen reicht nicht mehr.

Bis Ende 2010 war es aufgrund der Vereinfachung erlaubt, auch nur die Tagesendsummenbons aufzubewahren, wenn diese lückenlos vorhanden waren.

Dies ist seit Anfang 2011 nicht mehr möglich. Sämtliche elektronischen Daten der Kassensysteme müssen unverdichtet gespeichert werden. Ein Löschen der Einzelbons ist unzulässig. Auch eine alleinige Aufbewahrung der Z-Bons auf Papier ist nicht mehr ausreichend. Kassendaten müssen in einem auswertbaren Format, mit der Möglichkeit des jederzeitigen Auslesens, vorliegen.

Eine Kasse muss folgende Eingabeschritte nachweisen können:

  • "Z-Bons"-Ausgabe zur Wiedergabe der Tagessumme
  • Stornobuchungen
  • Retouren
  • Entnahmen
  • Zahlungswege (bar, Scheck- und Kreditkarten)
  • Darstellung der Einzelpositionen
  • alle weiteren Tagesabschlussauswertungen

An den Aufbewahrungsvorschriften für

  • Bedienungs- und Programmieranleitungen sowie
  • Protokolle von Umprogrammierungen (Stammdatenänderungen, Bedienereinrichtung, Kellnereinrichtungen)
  • alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung

hat sich nichts geändert.

Übergangsfrist

Nicht alle auf dem Markt derzeit angebotenen Registrierkasen können diese neuen Anforderungen erfüllen. Bis zum 31.12.2016 dürfen Kassen, die diese digitalen Aufzeichnungspflichten nicht erfüllen, zwar weiterverwendet werden und es genügt die Aufbewahrung der fortlaufenden Z-Bons. Bei technisch aufrüstbaren Geräten müssen allerdings Softwareanpassungen und Speichererweiterungen durchgeführt werden, mit denen sich die neuen Vorgaben bereits während der Übergangsfrist erfüllen lassen.

Ab 01.01.2017 müssen alle Unternehmen mit Registrierkassen auf elektronische Modelle umgestellt haben.

Aufbewahrungspflicht

Nachfolgende Kassenunterlagen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden:

  • Kassenbücher und Aufzeichnungen sowie erforderlichen Arbeitsanweisungen
  • Originalbelege
  • Z-Bons
  • Organisationsunterlagen die zur Kasse gehören, insbesondere die Bedienungsanleitung,
  • die Programmabrufe nach jeder Änderung (u.a. der Artikeleinzelpreis),
  • Protokolle über die Einrichtung
    von Verkäufern, Kellnern und Trainingsspeicherdaten usw. sowie
  • alle internen Einweisungen zur Kassenprogrammierung.
  • Kalkulationsgrundlagen wie z.B. Speisen- und Getränkekarten in Gaststätten
  • Lediglich die einzelnen Kassenstreifen (Kassenrollen) brauchen nicht aufbewahrt zu werden.

Die Finanzverwaltung weitet den Zugriff auf die elektronischen Daten der Unternehmer immer weiter aus. Für Ihre Fragen stehen wir Ihnen als Ihr Steuerberater gerne zur Verfügung.

Weitere wichtige Hinweise zur richtigen Kassenführung.