Aufbewahrungsfristen wichtiger Dokumente

Unternehmer und selbständig Tätige unterliegen bestimmten Aufzeichnungs- und Buchführungpflichten.

Folgende Unterlagen sind (§ 147 der AO) geordnet 10 Jahre aufzubewahren:

  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare
  • Jahresabschlüsse
  • Lagerberichte
  • die Eröffnungsbilanz (mit den erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen)
  • Buchungsbelege
  • Zollunterlagen
  • alle weiteren Unterlagen (sofern sie für die Besteuerung von Bedeutung sind)

Die zehnjährige Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgt ist.

Eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für:

  • Handels- und Geschäftsbriefe
  • Wiedergabe der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe

Auch hier beginnt die Aufbefahrungsfrist jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden ist.

Ausnahme:

Die oben genannten Fristen gelten nicht, wenn z. B. ein Festsetzungsverfahren läuft oder weil ein Gerichtsverfahren anhängig ist (Ablaufhemmung § 147 Absatz 3, Satz 3 AO).

Steuerrelevante Unterlagen sollten zum Jahreswechsel nur in Absprache mit dem Steuerberater vernichtet werden.