Hinweise zur richtigen Kassenführung

  • Kassenbewegungen müssen täglich aufgezeichnet werden. Eine rückwirkende Erfassung führt zu formellen Mängeln in der Kassenführung.
  • Jeder Kassenbewegung muss ein Beleg zugrunde liegen.
  • Nummerierung:
    Die Belege sind jährlich beginnend mit "1" durchgängig zu nummerieren. Diese Nummern müssen sich im Kassenbuch wiederfinden.
  • Geldtransfer:
    Wenn Geld aus der Kasse entnommen wird, muss diese Auszahlung eingetragen werden. Gleiches gilt umgekehrt, wenn Geld von der Bank abgehoben und in die Kasse eingelegt wird.
  • Der Sollbestand nach dem Kassenbuch muss jederzeit mit dem Ist-Bestand der Kasse übereinstimmen. Die Richtigkeit ist täglich nachzuprüfen. Eventuelle Differenzen müssen ausgewiesen werden.
  • Negative Kasse? Der tatsächliche Kassenbestand kann niemals negativ sein. Kassenfehlbeträge entstehen, wenn mehr Ausgaben als Kassenanfangsbestand zuzüglich Kasseneinnahmen aufgezeichnet werden.
  • Privateinlagen und Privatentnahmen sind täglich aufzuzeichnen.
  • Bei privater Vorverauslagung und Erstattung aus der Kasse ist die Erstattung zum tatsächlichen Zeitpunkt als Ausgabe zu erfassen. Datum der „Ausgabe“ und damit der Eintragung in der Kasse ist immer das Datum der Auszahlung.
  • Sofern Vorgänge des Geldverkehrs nicht sofort in das Kassenbuch eingetragen werden, sondern zunächst in unreinen Aufzeichnungen festgehalten werden, gilt auch hier der Grundsatz, dass die Vorgänge täglich in einer richtigen Reihenfolge aufgezeichnet werden müssen. Die Aufzeichnungen in einer Kladde oder Schmierbuch müssen aufbewahrt werden.
  • Kreditkarten- und EC-Karteneinnahmen sowie Schecks oder Wechsel dürfen in einer Kasse nicht erfasst werden.
  • Überschreibungen, Zwischenräume oder nachträgliche Änderungen der Tageseinnahmen im Kassenbuch rechtfertigen im Allgemeinen die Verwerfung der Kassenführung.
  • Grundsätzlich ist die Aufzeichnung eines jeden einzelnen Handelsgeschäftes, also jeder Betriebseinnahme und Betriebsausgabe erforderlich.
  • Ausnahme: Einzelhändler, die im Allgemeinen Waren von geringem Wert an ihnen der Person nach nicht bekannte Kunden über den Ladentisch verkaufen, brauchen die Kasseneinnahmen nicht einzeln aufzuzeichnen, sofern der einzelne Betrag 10.000 EUR nicht übersteigt.
  • Diese weitreichende Ausnahmeregelung gitl nicht für Bareinnahmen z.B. im Hotel- und Beherbergungsgewerbe, in Autoreparaturwerkstätten, Restaurants und Gaststätten in Bezug auf Rechnungen über Familienfeiern, Betriebsveranstaltungen, Seminarveranstaltungen und Tagungen. In den vorstehenden Fällen sind die Kunden in der Regel namentlich bekannt, so dass Einzelaufzeichnungen zumutbar sind.
  • Bei der Verwendung von Registrierkassen werden in der Regel die Tageseinnahmen laut Tagesendsummenbons (sogenannte Z-Bons) in einer Summe in den Kassenbericht übernommen.
  • Wichtig: Diese Tagesendsummenbons sind vollständig aufzuheben. Dies gilt auch für Fehlbons. Die Bons sind laufend durchnummeriert und es dürfen keine Bons fehlen. Die Zwischensummen- oder X-Bons können die Z-Bons nicht ersetzen, da sie nicht durchnummeriert sind. Stornobuchen müssen täglich auf dem Kassenzettel erläutert werden. Die Uhrzeit des Z-Bons sollte mit dem tatsächlichen Kassenschluss übereinstimmen.
  • Achtung: Vollständig aufzubewahren sind Programmier- bzw. Bedienungsanleitungen oder auch die Protokolle für Kassenumprogrammierungen (z. B. Verkäuferspeicher, Trainingsspeicher, Zurücksetzen des „Grand Total“).
  • Bei mehreren Filialen bzw. Betriebsstätten muss eine Kontrolle für jedes Geschäft möglich sein.
     

Typische Fehler bei der Kassenführung sind:

  • Die Aufzeichnungen sind nicht vollständig und wahrheitsgemäß, das heißt, es erfolgt keine lückenlose Erfassung der Belege. Jeder Buchung hat ein Beleg zugrunde zu liegen. Dies gilt sogar für Privateinlagen bzw. Privatentnahmen.
  • Werden Barbelege erst im Rahmen der Erstellung des Jahresabschlusses über ein Privatkonto nachgebucht, ist die Buchhaltung nicht ordnungsgemäß.
  • Der Abgleich zwischen Kassensoll- und Kassenistbestand muss täglich gesichert sein (Kassensturzfähigkeit). Andernfalls liegt ein schwerer Mangel vor.
  • Vielfache Überschreibungen, nachträgliche Änderungen, erhebliche Rechenfehler und Streichungen im Kassenbuch rechtfertigen die Verwerfung der Kassen-Führung.
  • Die Verwendung von unrichtigen Tageskassenberichten führt zur Verwerfung.
  • Tageseinnahmen werden bei so genannten Schubladenkassen oft nur gerundet notiert. Damit die Ordnungsmäßigkeit gesichert ist, müssen allerdings alle Beträge centgenau dokumentiert und eingetragen sein.
  • Der Kassenbestand darf niemals negativ sein. Diese Fehlbeträge zeigen, dass die Erfassung unrichtig erfolgt und keine täglichen Kassenstürze durchgeführt werden. In der Regel wird sodann die Kassenaufzeichnung verworfen.
  • Die Einnahmen und Ausgaben werden nicht in der richtigen Reihenfolge des Datums erfasst.
  • Aus dem Erscheinungsbild der Kassenberichte oder auch aus anderen Umständen kann sich ergeben, dass keine zeitnahe Eintragung erfolgt ist.
  • In Restaurants und Gaststätten werden teilweise weder die Außer-Haus-Umsätze getrennt aufgezeichnet noch bei Familienfeiern und Betriebsveranstaltungen Einzelaufzeichnungen gemacht.
  • Sofern Diebstahl und Unterschlagung beim Kassensturz festgestellt werden, ist dies zu dokumentieren. Wichtiges Indiz für die Glaubwürdigkeit der Behauptung sind die nachweisbaren Konsequenzen bzw. Strafanzeigen gegen Unbekannt oder Abmahnung gegenüber dem verantwortlichen Personal.
  • Beim Geldtransit zwischen Bank und Kasse ist auf das richtige Datum zu achten. Der Zugang wird in der Kasse an dem Tag erfasst, an dem das Geld abgehoben wurde.