Tipps zur elektronischen Buchhaltung

Diese Daten müssen Sie aufbewahren:

Alle steuerlich relevanten Daten sind aufbewahrungspflichtig. Da es keine allgemeingültige Definition gibt, muss folgendes aufbewahrt werden:

  • Alle elektronisch erzeugten Daten, die mit Einnahmen und Ausgaben zu tun haben
  • Dies gilt auch für Mails, die steuerlich relevante Daten enthalten (Eingang und Ausgang)

Darüber hinaus müssen archiviert werden:

  • Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Geschäftsbriefe
  • Belege, Aufzeichnungen und Auswertungen der einzelnen Bilanzposten
  • Berechnungen für die Bewertung von Wirtschaftsgütern
  • Belege für Geschenke an Geschäftsfreunde und Bewirtungsbelege
  • Daten aus separaten System für die Reisekostenabrechnung

Nicht aufgehoben werden müssen:

  • Private Korrespondenz
  • Rechtsgutachten
  • Aufzeichnungen über Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten
  • Unterlagen über Privatvermögen oder private Kontoverbindungen
  • Personalakten
  • Betriebsinterne Statistiken
  • Aufzeichnungen zu Zwecken des Controllings

Welche Speichermedien können Sie sicher und bequem zur Archivierung nutzen:
Das Finanzamt macht hier keine Vorgaben, welche Medien Sie verwenden sollen.

  • Da eine 1:1-Darstellung möglich sein muss, speichern Sie Belege in dem Format ab, in dem  diese eingegangen sind.
  • Bei den anderen Unterlagen genügt eine inhaltliche Übereinstimmung
  • Unterlagen die Ihnen im Original digital zugegangen sind, müssen in maschinell auswertbarer Form vorliegen. Eine alleinige Aufzeichnung im jeweils anderen Format reicht nicht aus.
  • Der digitale Datenbestand muss die gesamte Aufbewahrungszeit vorgehalten werden. Sollte dies nicht der Fall sein, entspricht die Archivierung nicht der PDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).
  • Ein Zugriff auf digitale Daten in Papierform muss die gleichen Auswertungen ermöglichen.

Vorlagepflicht – elektronische Daten

Grundsätzlich sind alle elektronischen Systeme betroffen, die für die Buchhaltung relevante Daten liefern. Neben der EDV zählen hierzu auch sogenannte Vor- und Nebensysteme wie elektronische Waagen, Zeiterfassungssysteme und ähnliches.

Grundsätze der Nachvollziehbarkeit der Daten

Ein Betriebsprüfer muss sich in angemessener Zeit einen Überblick über die gebuchten Geschäftsvorfälle und die Situation des Unternehmens verschaffen können. Der Datenverlauf muss für jeden Geschäftsvorfall lückenlos nachvollziehbar sein. Dies gilt besonders für Daten, die in unterschiedlichen Formaten erstellt wurden. Achten Sie auf eine richtige und zeitgerechte Aufzeichnung und Buchung.

Elektronic Banking

Stellten Sie bisher dem Betriebsprüfer Ihre Bankauszüge in Papierform zur Verfügung, so bekommt er nun die Auszüge in elektronischer Form bereitgestellt. Überlegen Sie sich eine Ablagestruktur, so dass Sie die Daten immer an einem festen Ort auf Ihrem Rechner jederzeit wiederfinden. Für die Sicherung Ihrer Auszüge sind Sie verantwortlich.
Externe Festplatte, USB-Sticks oder DVD?
Die Lebensdauer der Speichermedien ist nicht so lange, wie ursprünglich angenommen. Wir raten Ihnen, Ihre Daten mehrfach zu sichern. So kann es praktikabel sein, die Daten in einer Cloud und zusätzlich auf einer externen Festplatte zu speichern.

Verfahrensdokumentation

Erforderlich zu einer ordnungsgemäßen Buchführung ist aus das Erstellen einer Verfahrensdokumentation, d. h. Sie beschreiben, wie Sie in Ihrem Unternehmen elektronische Vorgänge behandeln. Eine Verfahrensdokumentation behandelt demnach den Inhalt, Aufbau, Ablauf. Ebenso lassen sich die Ergebnisse eines für die Buchhaltung genutzten EDV-Verfahrens vollständig und schlüssig ableiten.
Da dies ein höchst komplexer Vorgang ist, sollten Sie hierzu ggf. externe Hilfe in Anspruch nehmen.

Kassen-Nachschau ab 2018

Zum Schutz von Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen wurde der § 146b AO mit Frist zum 01.01.2018 geändert.
Dabei geht es um die:

  • Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und
  • Buchungen von Kasseneinnahmen und –ausgaben
  • können die damit betrauten Amtsträger der Finanzbehörde
  • ohne vorherige Ankündigung und
  • außerhalb einer Außenprüfung
  • während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten ihre Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume betreten,
  • um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können (Kassen-Nachschau).

Ihre elektronischen Aufzeichnungssysteme dürfen ab 01.01.2020 geprüft werden.

Der Gesetzentwurf enthält mit § 30 EGAO eine Übergangsregelung: Wurden Registrierkassen nach dem 25.01.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft, entsprechen zwar den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010, sind aber bauartbedingt nicht aufrüstbar, so dass sie den Anforderungen des neuen § 146a AO-RegE nicht genügen, dann dürfen diese Registrierkassen nach dem derzeitigen Stand des Regierungsentwurfs bis zum 31.12.2022 weiter verwendet werden. Die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 sind also auf jeden Fall zu erfüllen.
Zudem sind Sie ab diesem Zeitpunkt verpflichtet, ihrem Finanzamt über ihr elektronisches Kassensystem folgende Angaben zu machen:

  • Name und Steuernummer
  • Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
  • Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
  • Anzahl, Seriennummer und Anschaffungsdaten des verwendeten Aufzeichnungssystems
  • Datum der Außerbetriebnahme des (bisher) verwendeten Systems.

Schnellüberblick über die einzelnen Regelungen:    

Neue Regelungist anzuwenden abPflicht zum Einsatz eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit zertifizierten Sicherheitseinrichtung

   Grundsätzlich ab 01.01.2020

Ausnahme: ab 01.01.2023

Regelung gilt für Registrierkassen, die die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 erfüllen und zwischen dem Zeitraum vom 25.11.2010 und 01.01.2020 erworben werden, jedoch bauartgleich nicht aufrüstbar sind

Mitteilungspflicht    Grundsätzlich ab 01.01.2020

Ausnahme: Für elektronische Aufzeichnungssysteme, die Sie vor dem 01.01.2020 anschafften, müssen Sie die Mitteilung bis zum 31.01.2020 erstatten

Belegausgabepflicht 

  Ab 01.01.2020

Kassen-Nachschau

Ab 01.01.2018

Vor dem 01.01.2020 darf der Prüfer von Ihnen keine Datenübermittlung über die einheitliche digitale Schnittstelle verlangen.
Der ordnungsgemäße Einsatz Ihres elektronischen Aufzeichnungssystems wird erstmals ab dem 01.01.2020 durch die Finanzverwaltung geprüft.